Pwyllgorau'r Bwrdd - Cylch gorchwyl a ffyrdd cyffredinol o weithio
Cyfansoddiad
Ac eithrio'r Pwyllgor Archwilio a Rheoli Risg, sy'n un o ofynion Dogfen Fframwaith Llywodraeth Cymru gyda CNC, cafodd Pwyllgorau eraill eu ffurfio trwy gysyniad y Bwrdd. Mae pwrpas penodol i bob Pwyllgor a allai gynnwys awdurdod i berfformio rhai swyddogaethau a gwneud rhai penderfyniadau dirprwyedig i’r Pwyllgor gan y Bwrdd. Mae bodolaeth, aelodaeth ac unrhyw awdurdodau a ddirprwyir i'r Pwyllgorau yn destun adolygiad gan y Bwrdd o bryd i'w gilydd yn ôl yr angen.
Oni fydd y Bwrdd yn gosod amod i'r gwrthwyneb, caiff Pwyllgor ddirprwyo swyddogaeth a ddirprwywyd iddo gan y Bwrdd, i’w gyflawni gan aelod o'r Pwyllgor neu gan swyddog, yn amodol ar unrhyw amodau a bennir gan y Pwyllgor hwnnw.
Dylai pob Pwyllgor sicrhau, wrth ymarfer ei swyddogaethau, fod CNC yn rhoi ystyriaeth briodol i’r argyfyngau hinsawdd a natur, ac i leihau llygredd gymaint ag sydd bosibl, i ddilyn a hybu rheoli adnoddau naturiol yn gynaliadwy, a sicrhau bod egwyddorion rheoli adnoddau naturiol yn gynaliadwy’n cael eu dilyn, cyn belled ag sy’n bosibl o fewn ei rym wrth gyflawni ei swyddogaethau.
Aelodaeth
Ac eithrio’r Pwyllgor Cynghori ar Dystiolaeth (EAC) (a fydd â dau gyfarwyddwr anweithredol ac oddeutu deg aelod annibynnol), bydd pob Pwyllgor yn cynnwys o leiaf bedwar o aelodau anweithredol o'r Bwrdd. Bydd y Bwrdd, ar gyngor Cadeirydd CNC, yn penodi aelodau o’r Pwyllgorau. Bydd aelodaeth yn rhoi ystyriaeth briodol i'r angen i sicrhau'r ystod o sgiliau sydd eu hangen i gyflawni swyddogaethau'r Pwyllgor.
Bydd Cadeirydd y Pwyllgor yn cael ei benodi gan Fwrdd CNC, ac eithrio yn achos y Pwyllgor Archwilio a Rheoli Risg, lle mae'r Gweinidog sy'n noddi CNC yn cytuno ar y Cadeirydd. Os bydd Cadeirydd y Pwyllgor yn absennol mewn unrhyw gyfarfod, gall unrhyw aelod, trwy gytundeb y mwyafrif sy'n bresennol, wasanaethu fel Cadeirydd y Pwyllgor ar gyfer yr achlysur hwnnw.
Mae’r Pwyllgor Ardaloedd Gwarchodedig (PrAC) wedi ei awdurdodi gan y Bwrdd i benodi aelod anweithredol ychwanegol o’r Bwrdd i’r Pwyllgor ar sail untro pan fo angen amser-gritigol i roi swyddogaethau statudol y Pwyllgor ar waith. Bydd y penodiad hwn yn digwydd yn unig pan fydd y penderfyniad sy’n ofynnol gan y Pwyllgor yn amser-gritigol, a phan fo bygythiad i’r cworwm a allai olygu na ellid gwneud y penderfyniad fel arall yn amserol. Mae gan Gadeirydd y Pwyllgor yr awdurdod i benderfynu pwy ddylai’r cyfarwyddwr anweithredol ychwanegol fod, gan gymryd elfennau perthnasol i ystyriaeth, a sicrhau fod hyfforddiant a briffio addas yn cael ei ddarparu ymlaen llaw.
Fel arfer, bydd aelodau'r Pwyllgor sy'n aelodau o'r Bwrdd yn gwasanaethu am gyfnod eu penodiad fel Aelod o'r Bwrdd (fel y nodir yn eu llythyr penodi gan y Gweinidog sy'n noddi Cyfoeth Naturiol Cymru). Bydd aelodaeth o’r Pwyllgor Archwilio a Rheoli Risg yn para am hyd at dair blynedd, a gellir ymestyn y cyfnod hwn gan uchafswm o ddau gyfnod ychwanegol o dair blynedd yr un, cyhyd â bod yr aelodau'n parhau i fod yn annibynnol. Fodd bynnag, gall fod yn briodol i newid neu gylchdroi aelodau o bryd i'w gilydd, er enghraifft i atgyfnerthu’r sgiliau penodol sydd eu hangen ar Bwyllgor neu pan fydd aelodaeth y Bwrdd yn newid, am ba bynnag reswm.
Bydd Bwrdd CNC yn adolygu aelodaeth pob Pwyllgor yn flynyddol.
Gall pob Pwyllgor gyfethol aelodau nad ydynt yn aelodau o'r Bwrdd fel y gwêl yn briodol.
Gall Pwyllgor gynnwys aelodau nad ydynt yn aelodau o'r Bwrdd nac yn staff CNC. Bydd aelodau o'r fath yn gwasanaethu am y cyfnod y cânt eu penodi ar ei gyfer ac ar delerau a nodir yn eu llythyr penodi.
Awdurdod
Mae pob Pwyllgor wedi’i awdurdodi gan y Bwrdd i wneud y canlynol:
- ystyried unrhyw fater o fewn ei gylch gorchwyl fel y nodir isod, neu unrhyw fater cysylltiedig o fewn ei gylch gwaith a cheisio unrhyw wybodaeth sydd ei hangen gan staff. Bydd pob cais o'r fath yn cael ei gyfeirio drwy'r Ysgrifenyddiaeth yn y lle cyntaf;
- gwneud argymhellion i'r Bwrdd ar gyfer gweithredu neu wneud penderfyniad, a gwneud cynnydd yn y gwaith o fewn ei gylch gorchwyl;
- sefydlu is-grwpiau/tasglu llai i fynd i'r afael â materion o fewn cylch gwaith y Pwyllgor fel y bo'n briodol. Bydd y rhain yn para am gyfnod cyfyngedig ac yn canolbwyntio ar gwblhau tasgau penodol ar ran y Pwyllgor.
O bryd i'w gilydd, gall fod angen ystyried eitemau ar ran y Pwyllgorau rhwng un cyfarfod a'r llall os bydd angen delio â materion brys neu os bydd digwyddiad mawr. Pe cyfyd yr angen i ystyried eitemau mawr a/neu ddadleuol ar frys, bydd y Pwyllgorau fel arfer yn dirprwyo'r mater i Bwyllgor Brys a elwir yn arbennig, i gynnwys ei Gadeirydd ac un aelod arall o’r pwyllgor. Pe cyfyd eitem nad yw'n fater pwysig nac yn ddadleuol ond ei fod yn dyngedfennol o ran amser, caiff y Cadeirydd ddefnyddio ei ddisgresiwn i benderfynu a ddylai weithredu, a dylai Ysgrifennydd y Bwrdd ei gynghori, os yw hynny'n briodol.
Pan fydd y Cadeirydd yn cymryd camau am fod amser yn dyngedfennol, ystyrir ei bod yn briodol (lle bo modd) i'r Cadeirydd geisio barn yr aelodau trwy e-bost cyn dod i benderfyniad. Dylid adrodd yn glir ar bob penderfyniad a wneir gan y Pwyllgor Brys a/neu'r Cadeirydd i’r pwyllgor cyn gynted â phosibl, a'i gofnodi yng nghofnodion y cyfarfod nesaf er gwybodaeth.
Atebolrwydd ac adrodd
Mae pob pwyllgor yn atebol i'r Bwrdd. Tynnir sylw'r Bwrdd at unrhyw faterion y mae angen eu datgelu, eu hystyried neu roi cyngor arnynt.
Bydd adroddiadau yn cael eu cyflwyno i'r Bwrdd gan Gadeirydd y Pwyllgor neu ar ei ran. Bydd ffurf yr adroddiad hwn wedi’i ragnodi gan y Bwrdd a bydd fel arfer yn cynnwys crynodeb o'r drafodaeth a gynhelir ym mhob cyfarfod i gyfarfod dilynol y Bwrdd. Gall adroddiadau o'r fath fod ar lafar fel eithriad yn unig.
Os bydd Cadeirydd y pwyllgor o’r farn fod materion sy’n codi yng nghyfarfodydd y pwyllgor neu rhwng cyfarfodydd y pwyllgor yn risg berthnasol i uniondeb busnes neu i enw da CNC, bydd yn eu cyfeirio at y Bwrdd.
Bydd Pwyllgorau, neu Aelodau enwebedig y Pwyllgorau yn adolygu risgiau strategol perthnasol i'w maes cyfrifoldeb ac/neu arbenigedd ar gyfer craffu'n benodol a bydd yn tynnu sylw at unrhyw feysydd sy'n peri pryder gan alluogi'r Bwrdd a’r Pwyllgor Archwilio a Rheoli Risg i geisio unrhyw sicrwydd penodol sydd ei angen.
Adolygiad blynyddol
Fel arfer, bydd pob Pwyllgor yn cynnal adolygiad effeithiolrwydd blynyddol. Bydd canlyniad yr adolygiad hwn yn cael ei adrodd i Fwrdd CNC. Dylai hyn gynnwys hunanadolygiad dan arweiniad Cadeirydd y pwyllgor, gan gynnwys adborth gan aelodau'r pwyllgor hwnnw a’r Bwrdd yn ehangach, unrhyw wersi a ddysgwyd a gwelliannau posibl.
Adolygir cylch gorchwyl pob Pwyllgor yn flynyddol er mwyn sicrhau ei fod yn addas at y diben ac yn weithredol effeithiol.
Bydd cofnod o bob adolygiad blynyddol o effeithiolrwydd a chylch gorchwyl yn cael ei wneud. Bydd unrhyw argymhellion ar gyfer newid sylweddol yn cael eu dwyn i sylw'r pwyllgor perthnasol a’r Bwrdd i'w cymeradwyo.
Amlder, amserlen cyfarfodydd, a lleoliadau
Bydd y pwyllgorau'n cyfarfod mor aml ag y bernir bod hynny'n addas er mwyn ymdrin â’r busnes a chyflawni'r cyfrifoldebau'n effeithiol. Gellir trefnu cyfarfodydd ychwanegol yn ôl yr angen.
Trefnir y cyfarfodydd gan yr Ysgrifenyddiaeth yn unol ag amserlen o ddyddiadau/amseroedd fel sy'n briodol er mwyn sicrhau bod y busnes yn cael ei gynnal yn effeithiol a bod y Bwrdd yn derbyn adroddiadau amserol.
Bydd cyfarfodydd Cadeiryddion y Pwyllgorau, grwpiau a fforymau yn cael eu defnyddio i gynorthwyo’r ysgrifenyddiaeth i gynnal trosolwg o fusnes y Bwrdd a’r Pwyllgor i fanteisio’n llawn ar integreiddio effeithiol ac effeithlon ar draws meysydd strategol, defnyddio amser aelodau, ac integreiddio busnes y Bwrdd a’r Pwyllgorau i gael yr effaith orau posibl.
Bydd gan bob Pwyllgor yr opsiwn i gynnal un cyfarfod o’r Pwyllgor wyneb yn wyneb bob blwyddyn. Bydd y penderfyniad a fydd cyfarfod Pwyllgor yn cael ei gynnal wyneb yn wyneb ai peidio yn cael ei wneud gan Gadeirydd y Pwyllgor mewn ymgynghoriad â’r Arweinydd Gweithredol ar gyfer y Pwyllgor. Bydd gweddill cyfarfodydd y Pwyllgor yn cael eu cynnal yn rhithwir, ac eithrio’r Pwyllgor Ardaloedd Gwarchodedig lle bydd gofyniad ychwanegol efallai i gynnal cyfarfodydd penodol yn gyhoeddus.
Ar gyfer dibenion cyfarfod wyneb yn wyneb, caiff mannau cynnal y cyfarfodydd eu dewis a'u pennu fesul achos gan yr Ysgrifenyddiaeth mewn ymgynghoriad â Chadeirydd y Pwyllgor perthnasol. Dylai’r penderfyniad hwn ystyried busnes y cyfarfod. Gall y mannau cynnal gynnwys unrhyw leoliadau addas, gan roi sylw dyledus i gynaliadwyedd a gwerth am arian, gan gynnwys swyddfeydd CNC fel y dewis cyntaf neu fannau eraill sydd â chyfleusterau addas ar gyfer ymdrin yn briodol â’r busnes, gan gynnwys mynediad hwylus ar gyfer pobl anabl a darpariaeth ar gyfer presenoldeb y cyhoedd yn ôl y gofyn.
Cworwm a phleidleisio
Bydd cworwm ar gyfer eitem benodol ar yr agenda os bydd tri aelod o'r Pwyllgor yn bresennol ar gyfer yr eitem/eitemau cyfan. Ni chaniateir dirprwyon. Mae’r eithriad ar gyfer hyn mewn perthynas â’r Pwyllgor Cynghori ar Dystiolaeth, lle bydd gan gyfarfod gworwm ar gyfer eitem agenda benodol os bydd dau aelod anweithredol o’r Pwyllgor ac o leiaf hanner yr aelodau annibynnol yn bresennol ar gyfer yr eitem gyfan.
Er mwyn penderfynu a oes cworwm yn bresennol, gellir cyfrif aelod o'r Pwyllgor yn y cworwm os mae’n gallu cymryd rhan yn nhrafodion y cyfarfod, gan gynnwys trwy ddulliau o bell (e.e. ffôn neu gyswllt digidol arall) ac yn parhau i fod ar gael trwy gydol y drafodaeth, a thrwy gydol y penderfyniad ar gyfer pob eitem y caiff ei gyfrif yn rhan o'r cworwm.
Yn amodol ar eu datganiadau o fuddiant (gall y Cadeirydd ofyn i aelod o'r Bwrdd ymneilltuo o'r drafodaeth a/neu ymatal rhag pleidleisio os yw'n teimlo bod y posibilrwydd o wrthdaro buddiannau yn gofyn gwneud hynny), bydd gan bob aelod yr hawl i bleidleisio mewn unrhyw ddadl, ac i'w safbwyntiau gael eu cofnodi yn y cofnodion.
Os na cheir penderfyniad trwy fwyafrif, bydd gan Gadeirydd y pwyllgor ail bleidlais neu bleidlais fwrw, p’un a ydyw wedi pleidleisio ar y mater o'r blaen neu beidio.
Cyngor proffesiynol annibynnol
Caiff pob Pwyllgor geisio a chael cyngor proffesiynol annibynnol, pan ystyrir bod hynny'n angenrheidiol, gan dalu sylw priodol i gost/werth cael y cyngor hwnnw a chan ddilyn y canllawiau caffael wrth wneud hynny. Bydd hyn fel arfer yn digwydd mewn cydweithrediad â'r arweinydd gweithredol, fel y bydd hynny'n briodol.
Ymddygiad, bod yn agored, a chyfrinachedd
Mae holl aelodau'r pwyllgorau yn gynghorwyr , gwarcheidwaid a llysgenhadon pwysig i CNC. O'r herwydd, disgwylir iddynt gydymffurfio â holl bolisïau perthnasol y cwmni a chanllawiau gwrthdaro buddiannau pryd bynnag y byddant yn cynnal busnes, neu'n gweithredu fel cynrychiolydd ar ran CNC.
Disgwylir i bob pwyllgor hyrwyddo safonau uchel o gyllid cyhoeddus, gan gynnal egwyddorion rheoleidd-dra, priodoldeb a gwerth am arian.
Disgwylir i holl aelodau’r pwyllgor arddangos gwerthoedd CNC ym mhob peth a wneir, yn unigolion ac ar y cyd, gan fodelu ymddygiad cyson ledled y sefydliad;
Rhaid i aelodau'r pwyllgor ddatgan unrhyw wrthdaro buddiannau posibl yn y cyfarfod perthnasol, hyd yn oed os ydynt wedi'u cofnodi eisoes yn y gofrestr buddiannau gyhoeddedig. Cofnodir unrhyw ddatganiad o'r fath yng nghofnodion y cyfarfod.
Disgwylir i aelodau'r pwyllgorau arddel cyfrinachedd a disgresiwn priodol wrth gyflawni materion y pwyllgor a thrafod neu gadw gwybodaeth a dogfennau yn ddiogel, yn enwedig mewn perthynas â gwybodaeth bersonol, berchnogol neu fasnachol.
Darperir rhaglen sefydlu ar gyfer aelodau Pwyllgor newydd, yn cwmpasu rôl y pwyllgor, ei gylch gorchwyl, ei brif fusnes a'r ymrwymiad amser disgwyliedig. Bydd hyfforddiant priodol pellach yn cael ei ddarparu ar sail barhaus ac amserol.
Mae cylch gorchwyl pob Pwyllgor unigol ar gael ar wefan CNC.
Presenoldeb swyddogion gweithredol ac eraill mewn cyfarfodydd
Mae gwahoddiad sefydlog i Gadeirydd Bwrdd Cyfoeth Naturiol Cymru ddod i gyfarfodydd pwyllgor heb hawliau pleidleisio.
Mae gan holl aelodau eraill y Bwrdd wahoddiad agored i fod yn bresennol fel arsylwr yn holl gyfarfodydd Pwyllgor. Bydd Cadeirydd y Pwyllgor yn cynghori ar unrhyw gyfyngiadau a'r lefel briodol o gyfranogiad.
Mae gwahoddiad sefydlog hefyd i swyddogion o'r adran noddi yn Llywodraeth Cymru ddod i arsylwi ar gyfarfodydd ond o ran cwrteisi, byddant bob amser yn rhoi digon o rybudd i'r Ysgrifenyddiaeth i'w galluogi i roi gwybod am hynny i'r Prif Weithredwr, i Gadeirydd y Pwyllgor ac i'r aelodau.
Fel arfer, disgwylir i aelodau enwebedig o'r Grŵp Gweithredol, sy'n addas i gyfrifoldebau unigol pob pwyllgor ac a benderfynir mewn cyswllt rhwng y Prif Weithredwr a Chadeirydd y Pwyllgor, fynychu cyfarfodydd.
Bydd un aelod o'r Tîm Gweithredol yn cael ei ddynodi fel arweinydd Gweithredol pob pwyllgor a bydd yn gweithio gyda Chadeirydd y Pwyllgor a'r Ysgrifenyddiaeth i sicrhau bod y Pwyllgor yn gweithredu’n esmwyth.
Gall y Prif Weithredwr ddynodi bod aelodau eraill o'r staff yn dod i gyfarfodydd, fel y gwêl yn briodol, i gefnogi gweithrediad y Pwyllgor, cefnogi eitemau penodol, neu am resymau datblygiad personol.
Caiff yr holl bwyllgorau wahodd swyddogion neu unigolion eraill neu gynrychiolwyr sefydliadau eraill i'w cyfarfodydd cyfan neu i ran ohonynt, a hynny heb osod cynsail.
Ni fydd gan gynrychiolwyr nad ydynt yn aelodau o'r Pwyllgor hawliau pleidleisio. Yr eithriad ar gyfer hyn yw pan benodir cyfarwyddwr anweithredol ychwanegol i gyfarfodydd Pwyllgor Ardaloedd Gwarchodedig ar gyfer dibenion sicrhau penderfyniadau ynghylch cworwm yn amserol, yn unol ag adran 2.3 y cylch gorchwyl hwn.
Caiff pwyllgor eithrio un neu ragor o’r swyddogion gweithredol neu bobl eraill sydd fel arfer yn bresennol neu'n cael gwahoddiad i fod yn bresennol, neu ofyn iddynt ymneilltuo er mwyn hwyluso trafodaeth agored a rhydd ar faterion penodol, i gymryd cyngor cyfreithiol, neu pan fydd trafodaeth yn effeithio ar eu perfformiad neu ar eu sefyllfa bersonol.
Mae gofyn bod y rhai sy'n bresennol nad ydynt yn aelodau o'r pwyllgor yn arddel yr un lefelau o gyfrinachedd, ymddygiad priodol, a datgan buddiannau â'r aelodau. Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn dosbarthu'r cylch gorchwyl hwn i bobl nad ydynt yn aelodau er mwyn tynnu eu sylw at hynny.
Swyddogaeth yr ysgrifenyddiaeth a phapurau
Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn darparu gwasanaeth cymorth i Bwyllgorau'r Bwrdd. Bydd hyn yn cynnwys trefnu cyfarfodydd, paratoi agendâu a phapurau, casglu dogfennau, cyfathrebu ag aelodau o'r Bwrdd, ysgrifennu'r cofnodion, dosbarthu'r cofnodion ac unrhyw waith dilynol neu bwyntiau gweithredu perthnasol, a ffeilio dogfennau'r pwyllgor yn y system rheoli dogfennau er mwyn sicrhau bod cofnod ffurfiol yn cael ei gadw.
Caiff eitemau'r agenda eu cytuno ymlaen llaw â Chadeiryddion y Pwyllgorau a dosberthir yr agendâu a’r papurau un wythnos (saith niwrnod) cyn cyfarfod y Pwyllgor.
Bydd pob pwyllgor yn cynnal 'rhagolwg' o’r eitemau sefydlog a gaiff eu hadolygu ym mhob cyfarfod a'u cynnal a'u cadw gan yr Ysgrifenyddiaeth. Caiff eitemau ychwanegol ar yr agenda eu coladu gan yr Ysgrifenyddiaeth a'u cynllunio trwy'r rhagolwg a'u cytuno gyda'r Cadeirydd ymlaen llaw. Cefnogir eitemau gan bapurau ysgrifenedig a/neu gyflwyniadau llafar. Oni bai eu bod wedi'u hawdurdodi gan y Cadeirydd, ni chaiff papurau hwyr eu dosbarthu, a chaiff yr eitem ei dileu o'r agenda.
Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn cadw rhestr o Gadeiryddion y pwyllgorau, yr aelodau, y swyddogion gweithredol a phobl eraill a gaiff eu gwahodd i gyfarfodydd ac yn sicrhau bod hon ar gael i'r Bwrdd.
Cofnodion
Cymerir cofnodion yng nghyfarfodydd pob Pwyllgor. Bydd hyn yn cynnwys cofnod o benderfyniadau a rhesymau dros benderfyniadau, a chamau gweithredu, ynghyd â chofnod gweithredu wedi'i grynhoi i'w gadw gan yr Ysgrifenyddiaeth a'i adolygu ym mhob cyfarfod. Bydd y Cadeirydd yn cytuno ar gofnodion drafft y cyfarfod a'r pwyntiau gweithredu y cytunwyd arnynt ac yn eu dosbarthu ymhen 10 niwrnod gwaith o'r cyfarfod, a dosberthir y cofnodion terfynol ymhen 20 diwrnod gwaith. Caiff camau gweithredu eu cau pan fydd y Pwyllgor wedi gweld digon o dystiolaeth eu bod wedi'u cwblhau neu pan fydd y cam gweithredu wedi dod yn rhan o'r busnes arferol.
Adolygir cofnodion a logiau gweithredu blaenorol ym mhob cyfarfod. Bydd y cofnodion yn cael eu cadarnhau yn y cyfarfod dilynol.
Cyfathrebu
Bydd unrhyw gyfathrebu rhwng y Pwyllgorau a'r staff, y tu hwnt i'r rhai sy'n dod i'r cyfarfodydd a chyn i’r cofnodion gael eu cymeradwyo'n ffurfiol a'u cyhoeddi, yn digwydd trwy'r arweinydd gweithredol fel rheol. Bydd y datblygiadau a'r negeseuon allweddol a ddosberthir yn y modd hwn yn defnyddio pa gyfrwng a pha ddull bynnag sy'n addas i'r mater dan sylw.